Deber 4: Mantener buenos registros y comunicar las acciones

Usted debe mantener registros fieles y completos del dinero y la propiedad de Martina, así como de cada acción y decisión que usted toma como agente de Martina. Sus registros deben incluir el dinero o los bienes que ha recibido o pagado en nombre de Martina así como el dinero o la propiedad de Martina que usted administró.

Asimismo, deberá informar a Martina acerca de las acciones que toma en su nombre en el momento oportuno. La ley de Texas permite que Martina revise sus registros para verificar su trabajo.

Practique buenos hábitos de mantenimiento de registros:

  • Mantenga una lista detallada de todo lo que recibe o gasta en nombre de Martina. Los registros deben de incluir la cantidad de cheques emitidos o depositados, fechas, razones, nombres de personas o empresas implicadas, y otra información importante.
  • Guarde los recibos y notas, incluso para gastos pequeños. Por ejemplo, puede escribir “$50, alimentos, Supermercado ABC, 2 de mayo” en sus registros poco después de gastar el dinero.
  • Evite pagar en efectivo. Trate de no pagar los gastos de Martina con dinero en efectivo. También, trate de no usar su tarjeta de cajero automático para retirar dinero en efectivo o cheques hechos a nombre de “cash”. Si tiene que usar dinero en efectivo, asegúrese de mantener recibos o apuntes.
  • ¿Recibirá un pago? Para estar seguro, sólo debe recibir un pago si el poder notarial de Martina así lo autoriza. Si va a recibir un pago, asegúrese de cobrar una tarifa razonable. Al recibir un pago, asegúrese de mantener registros detallados que muestran el trabajo que hizo, la cantidad de tiempo que tomó, cuándo lo hizo, y por qué lo hizo.