Deber 4: Mantener buenos registros y rendir informes según sea necesario

Usted debe mantener registros fieles y completos del dinero de Roberto y cómo lo utiliza. Como fiduciario de Roberto, debe ser capaz de rendir cuenta de todo lo que ha hecho con su dinero.

Practique buenos hábitos de registros:

  • Mantenga una lista detallada de todo el dinero que recibe o gasta en nombre de Roberto. Sus registros deben incluir la cantidad de cheques emitidos o depositados, fechas, razones, nombres de personas o empresas involucradas, las tasas de interés sobre los ahorros o inversiones, y otra información importante.
  • Guarde los recibos y notas, incluso por gastos pequeños. Por ejemplo, escriba “$50, alimentos, Supermercados ABC, 2 de mayo”, en el recibo poco después de gastar el dinero. 
  • Evite pagar en efectivo. Trate de no pagar los gastos de Roberto con dinero en efectivo. También, trate de no usar una tarjeta de cajero automático para retirar dinero en efectivo o escribir cheques en efectivo. Si tiene que utilizar dinero en efectivo, asegúrese de guardar los recibos o notas.
  • Rinda los informes anuales a tiempo:
    • Si usted es beneficiario sustituto del Seguro Social, todos los años deberá llenar un formulario para dar cuenta de los beneficios que ha recibido y gastado y verificar su estado y el estado del beneficiario. Puede llenar este formulario en línea en: socialsecurity.gov/payee.
    • Si es un fiduciario del VA, debe presentar rendiciones de cuentas cuando se le pregunte por ellas. Para el formulario del VA, visite: www.vba.va.gov/pubs/forms/VBA-21P-4706b-ARE.pdf.
    • La VA proporciona consejos útiles para completar la contabilización en benefits.va.gov/fiduciary/Fid_Guide.pdf.
  • Mantenga a la agencia informada sobre Roberto. Debe notificar a la agencia de cualquier evento o cambio en la situación de Roberto que afecte la cantidad de beneficios y cómo estos serán recibidos. Por ejemplo, infórmele a la agencia si Roberto:
    • se muda o cambia su información de contacto;
    • tiene un cambio de ingresos de cualquier fuente;
    • está encarcelado o enfrenta cargos penales por un delito grave;
    • tiene un cambio en sus dependientes;
    • estará fuera de los EE.UU. durante 30 días o más;
    • mejora hasta el punto que ya no necesita un beneficiario sustituto o fiduciario, o ya no califica para beneficios;
    • fallece. 
  • Si usted es un beneficiario sustituto y Roberto recibe un Seguro de Ingreso Suplementario (SSI), usted tiene requisitos especiales de rendir informes. Infórmele a la Administración del Seguro Social si Roberto:
    • se muda hacia o desde un hospital, clínica, centro penitenciario, u otra institución;
    • se separa de su cónyuge o comienza a vivir de nuevo con su cónyuge después de haber estado separados; o
    • se muda a la casa de otra persona, o alguien se muda dentro o fuera de su casa.
  • Informes especiales para los fiduciarios del VA. Deje que la VA sepa si Roberto está recibiendo tratamiento en un hospital u otro cuidado institucional, de enfermería o de atención residencial.
  • Mantenga a la agencia informada sobre su propia situación. Deje que la agencia sepa si usted:
    • se muda;
    • ya no desea ser beneficiario de Roberto;
    • es condenado por un delito grave o enfrenta cargos criminales por un delito grave; o
    • tiene cualquier otro cambio de circunstancias que podría afectar su desempeño como beneficiario.